Glosario

Archivos de trabajo: son aquellos archivos que se adjuntan al documento principal pero no son oficiales.

Archivos embebidos: son aquellos archivos que se adjuntan al documento principal y son oficiales. No todos los tipos de documentos en el sistema permiten adjuntar archivos embebidos. Dependerá del tipo de trámite que se desea realizar.

Carátula: es la portada del expediente o actuación que contiene los datos generales de los mismos.

Código de Trámite: es uno de los elementos informativos que integra la carátula. Referencia exigida para la caratulación de expedientes, que se define de acuerdo al nomenclador de Código de Trámites.

Comunicación Oficial (CO): pueden utilizar el módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO) como medio de creación, comunicación y archivo de notas y memorandos. Las cuales serán firmadas con tecnología de firma digital.

Descripción del Código de Trámite: es una de las demandas informativas incluidas en la solicitud de caratulación. Surge del nomenclador del Código de Trámites.

Documento: se considera documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información.

Documento comunicable: es un documento oficial que puede ser destinado a uno o varios usuarios internos o externos.

Documentación administrativa: refiere a la totalidad de los documentos emitidos relacionados con la gestión operativa de la Administración Pública Nacional.

Documentación reservada: tipo de documentación que, por su contenido, no resulta conveniente que trascienda y debe ser conocida sólo por el funcionario a quién está dirigida la actuación, o a la persona expresamente autorizada.

Expediente: constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución.

Expediente Externo: es todo expediente iniciado a solicitud de los particulares.

Expediente Interno: es todo expediente iniciado a solicitud de las reparticiones de la Administración Pública Nacional.

Firma digital: es la que utilizará para firmar digitalmente el documento con una clave privada y propia del firmante. Una firma digital permite dotar a un documento digital de certeza sobre su autoría e integridad

Firma electrónica: es un conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados por el firmante como su medio de identificación. Debe permitir dotar a un documento digital de autoría e integridad.

Informe: es aquel tipo de documento que se genera para producir datos u opiniones de un Área de la Administración Pública Nacional o solicitar información a otro sector. Los informes son vinculados al expediente.

Memo: escrito de uso interno que se cursa de persona a persona.

Motivo: es una descripción breve sobre el tema central de una actuación administrativa. Integra junto a la numeración, sigla del sector y el año, los elementos identificativos de este tipo de documentación.

Nota: es un tipo de documento administrativo que comunica e intercambia información referente a un área. Según el ámbito de aplicación o modalidad, se denominará nota externa (a un receptor fuera de la Administración Pública Nacional), nota interna (dentro de la APN), nota con copia (a otro usuario interesado).

Nomenclador del Código de Trámite: es un sistema integrado a partir de la definición de rubros codificados determinados por los Códigos de Trámite. Su aplicación es exigida para la caratulación del expediente y su posterior remisión al organismo correspondiente.

Numeración: procedimiento por el cual se ordenan numéricamente expedientes y actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificación imprescindible, establecido por la tabla de códigos, la sigla de actuación, el año de firma, número de secuencia y repartición.

Providencia: es la intervención administrativa de remisión y/o elevación asentada en un expediente o documento. Se utilizan para intervenciones sin fundamentos o cuestiones de mero trámite. La providencia no puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un trámite previo. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito.

Repartición: unidad operativa de carácter ejecutivo, destinada a la resolución específica de uno o más temas que requieren un nivel de especialización determinado.

Sector: cada una de las partes de una organización que tiene funciones peculiares y diferenciadas del resto de los sectores en una repartición.

Token: dispositivo criptográfico que deberá aplicarse para firmar ciertos documentos, que son los de mayor jerarquía administrativa.

Usuario: Desde el punto de vista archivístico, persona que hace uso de su derecho a tener acceso a la documentación e información, con las determinaciones por el grado de accesibilidad de acciones y documentos.

Usuarios electrónicos: son aquellos usuarios del sistema GDE que completaron sus datos personales en la plataforma.

Usuarios no electrónicos: son destinatarios que no son usuarios del sistema GDE, también se consideran en esta categoría aquellos usuarios del sistema GDE que no completaron sus datos personales en la plataforma.