Una vez en el sistema, deberás hacer click en la solapa “datos personales” e ingresar la contraseña actual en el campo correspondiente y la nueva contraseña (preferentemente que contenga una Mayúscula, números y letras). Luego confirmar la misma y hacer click en “Guardar”. El sistema te dirigirá a la página de inicio y tendrás que volver a iniciar sesión con tu nueva contraseña.

Debés ingresar al navegador y hacer click en “¿Olvidó su contraseña?”, luego deberás colocar el Usuario y presionar “Enviar”, seguidamente tendrás que completar el CUIL/CUIT y hacer click en “Validar”. Aparecerá un mensaje especificando que se le enviará la contraseña provisoria al correo oficial para continuar debe confirmar con “Sí” y luego clic en “Volver”. Recibirás un mail con el usuario y la contraseña provisoria, deberás ingresar al sistema e incorporar los datos. Luego completar los campos para reemplazar la contraseña por una nueva y para finalizar presionar el botón “Enviar”.

Cuando un usuario o usuaria del sistema toma licencia, puede elegir a otro usuario de GDE como apoderado con el fin de que todo lo enviado le sea derivado para no demorar el curso de la tarea. Éste se selecciona por medio de la solapa “Datos Personales” y dentro de ella la solapa “Gestión período de licencia”. Allí el usuario debe seleccionar el rango de fechas en el cual estará de licencia y el apoderado. Luego hacer click en “Guardar”. Este “poder” termina el día que declare el usuario como fin de su licencia, o en su defecto cuando la cancele desde el Sistema.

Sí, una comunicación oficial (CCOO) siempre tiene un destinatario, ya que es un documento comunicable. Estamos hablando de las Notas y los Memos.

En cambio, los demás documentos generados en (GEDO) no tienen destinatario, y quedan archivados en el sistema para su uso posterior o incorporación a un expediente, por ej: un informe.

Las CCOO son un tipo particular de documentos GEDO, que admiten destinatarios. Es por esto que las CCOO se visualizarán también desde el Módulo GEDO.

Si se trata de un documento comunicable como, por ejemplo, Nota o Memo, se deberá cargar al destinatario externo seleccionando la herramienta “Nota externa” en la solapa de “Destinatarios”. Allí se deberá completar el nombre completo de la persona y su lugar de trabajo.

Esta función permite la administración de listas de distribución para que cualquier agente pueda agrupar usuarios en dicha lista para agregarlos como destinatarios en el envío de una CCOO. En el momento de la selección de destinatarios, estarán disponibles todas las listas de distribución creadas anteriormente por el usuario.

Para crearla debe ingresar al módulo CCOO, hacer clic en “Adm de lista de distribución”, luego en “Nueva lista de distribución”, agregar el Nombre y luego “Guardar''.  Una vez creada hacer click en “Modificar” para ir agregando uno a uno los usuarios que la integrarán. Finalmente hacer click en “Guardar”.

Para crear una plantilla debés ingresar al módulo GEDO y a la solapa “Plantillas”. Hacer click en el botón “Crear nueva plantilla” en donde le abrirá una ventana para completar Nombre, Descripción y el cuerpo de la plantilla. Allí podrás editar y darle el formato a la misma. Una vez finalizada la tarea, hacer clic en el botón “Guardar”. Podrá insertar la plantilla en cualquier GEDO de característica “LIBRE”.

Sí, se puede buscar un documento generado en otra repartición, siempre y cuando sepa el número completo que el sistema (GDE) le asigna. Lo va a poder buscar desde la solapa “Consultas” del módulo de (GEDO) o (CCOO).

Es posible realizar el seguimiento de un documento dentro de la solapa “Mis tareas” en el módulo de Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO), en donde, aplicando los filtros disponibles, se mostrarán las tareas en las que intervino el usuario.

Sí. La información es abierta y de carácter público, siempre y cuando se cuente con el número GDE completo de la documentación requerida. Es importante conocer con precisión dicha información, ya que los motores de búsqueda del sistema requieren todos los campos para funcionar.

En el caso de los documentos de carácter reservado, sólo podrán ser vistos por aquellos usuarios incorporados como visualizadores del mismo por la persona que confecciona dicho documento o aquellos que tengan un permiso especial otorgado por la Administración Central de GDE.

Sí. En el sistema GDE queda registro de todas las intervenciones de usuarios/as que hayan actuado sobre la confección, revisión y firma del documento. En la pestaña “Historial” puede consultarse el usuario, la actividad realizada, la fecha y la hora, y si han dejado un mensaje en su intervención.

En el caso de querer realizar un pase pero que el botón “Realizar Pase” se encuentre inhabilitado, debe ir a la solapa “Actividades” hacer click en “Cancelar todas las actividades pendientes” lo que desbloqueará el Expediente Electrónico. Al realizar ésta operación, el sistema habilitará automáticamente el botón “Realizar pase”.

Un archivo de trabajo funciona como complemento y a modo de consulta, por lo que no es parte del documento oficial. En cambio, un archivo embebido forma parte del documento oficial.

En el caso del archivo de trabajo, se utiliza como información aclaratoria del documento principal, por ejemplo: el extracto de una ley a la que se está haciendo referencia en el contenido del documento. El archivo embebido la documentación que se adjunta es parte del documento oficial, por ejemplo: un certificado médico cuando un agente falta por razones de salud.

Una vez creados los documentos (la generación y protocolización del mismo se produce al momento de su firma), estos no pueden ser modificados en forma parcial o total, quedando sellado por completo su contenido. Todo documento creado en GDE, queda almacenado en el Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO), de modo que no se eliminan del sistema. Los documentos una vez firmados, no pueden ser eliminados.

El archivo de trabajo funciona sólo como un complemento informativo o aclaratorio del documento oficial, y no tiene validez jurídica, por lo cual no requiere firma.

Para que me pueda notificar del número GDE, debo tildar la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme” o bien, si estamos hablando de una Comunicación Oficial (CCOO) ya sea una Nota o Memo, debo asignarme como “destinatario oculto” para recibir una notificación en mi Bandeja de Comunicaciones Oficiales.

El proceso de firma conjunta es secuencial y es de acuerdo al orden en que se carguen los firmantes en el documento. Cada uno de los firmantes de la Firma Conjunta, puede tener un usuario revisor, el cual se completa en la solapa de “Datos personales” del Escritorio Único. En caso que el agente no tenga asignado un usuario revisor, se puede escoger un revisor en el momento de la carga de usuarios firmantes para ese documento particular.

Esto es posible, configurando el usuario deseado desde el campo Usuario Asesor/Revisor para firma conjunta. Como lo especifica el campo, esto infiere únicamente en los procesos que implican más de una firma.

Al realizar una Nota de Firma Conjunta puede suceder que alguno de los firmantes rechace la firma. En este caso el documento con la firma rechazada volverá al usuario inmediato anterior que llevó a cabo la firma, a su bandeja de “Avisos” con la leyenda “Rechazado”.

El GDE Provincias IV presenta mayores funcionalidades que la versión anterior, dentro de las cuales se encuentran:

-Nuevas alternativas de acceso al sistema: se puede ingresar al sistema colocando CUIL/CUIT en caso de no recordar su nombre de usuario.

-Nuevas opciones para la búsqueda de archivos: el sistema ofrece la oportunidad de realizar búsquedas de documentos y expedientes colocando número de GDE en el escritorio de forma ágil y sencilla.

-Ágil navegabilidad en el sitio: desde el módulo en que el usuario o la usuaria esté operando se puede redireccionar a otro módulo sin tener que volver al escritorio.

-Cambio de usuario logueado con más de una repartición: desde el Escrito Único se puede cambiar de usuario, sin tener que salir del sistema y volver a ingresar.

-Selección de accesos directos en el buzón de tareas: permite seleccionar las columnas que queremos ver al momento de visualizar nuestros buzones.

-Recuperación de archivos: el sistema permite guardar los documentos sobre los cuales se está trabajando.

-Nuevas opciones en el Menú GEDO: se puede seleccionar descargar, redirigir o eliminar los archivos del buzón de tareas.

-Nuevas funcionalidades en Expediente Electrónico: incorpora el botón “Usuario Seguimiento”, que permite incorporar aquel usuario que pretende seguir los pasos del expediente.

Existen dos tipos de firma: la firma con certificado y la firma con token. La primera de ellas, la poseen todos los usuarios que poseen acceso al sistema y es utilizada para firmar la mayoría de los documentos producidos (utiliza certificados del servidor). Por otro lado, el token es un dispositivo de seguridad utilizado para la firma de documentos de alto valor administrativo (sean resoluciones, decretos, etc.), los cuales solamente poseen los funcionarios autorizados para dichas firmas (requiere otra clave para firmar).

Para firmar digitalmente un Acto Administrativo se necesita un Token USB, el mismo es un dispositivo criptográfico que deberá aplicarse para firmar este tipo de documentos, que son los de mayor jerarquía administrativa.

Un destinatario electrónico es todo usuario GDE. Al enviar la comunicación, aparecerá en la solapa “Bandeja CO” de recibidos del destinatario, quien puede reenviar, responder o eliminar la nota o memo. Sin embargo, dicho documento puede ser enviado previamente a un usuario revisor para que haga alguna observación pertinente, y luego siga su curso.

Sí, los expedientes pueden ponerse en condición de Guarda Temporal, permitiendo dar un cierre al trámite en proceso, y reabrir el expediente en caso de ser necesario. Luego, existe un estado posterior llamado Archivo Definitivo, el cual no permite reabrir el expediente. En ambos casos se podrán realizar las consultas pertinentes.

En ninguna instancia es posible eliminar documentos, ya que los mismos son oficiales. Particularmente para los expedientes electrónicos, para corregir algún documento vinculado de forma errónea, o que el mismo no corresponda, se puede utilizar la funcionalidad “Subsanar Errores Materiales” (la cual pedirá un acto administrativo que autorice el proceso), o bien, vincular un documento que rectifique la corrección en cuestión.

El número que arroja el sistema al momento de confeccionarse un documento en GEDO, una CCOO o un EE es el número GDE y está conformado por cinco campos separados con un guión. Corresponden a: 1) Referencia del tipo de Documento que creamos 2) Año en el cual creamos el Documento 3) Número secuencial incremental que genera automáticamente el sistema 4) Instalación 5) Repartición.

Debido a motivos de seguridad, dispone de 30 minutos hasta que la sesión expira por falta de actividad por parte del usuario. Por tal razón, se perderán los datos que no hayan sido grabados. El módulo requerirá que el usuario acceda nuevamente.

La solapa “Archivos Embebidos” es una característica particular de cada documento. Entonces, pueden ocurrir dos cosas: que la pestaña no está disponible (significa que el documento GEDO no admite archivos embebidos), o que al intentar vincular el documento el sistema no me lo permita. Este último caso, se debe a que el archivo no está admitido en el listado de extensiones permitidas para el documento.

Muchas veces está configurado, por default, la visualización de los archivos con extensión PDF mediante el navegador. Para poder visualizar los archivos embebidos es necesario abrir el documento mediante un lector de PDF (Adobe Reader DC, por ejemplo).

Significa que al documento, una vez firmado, se le asignará un número especial, además del número de registro que adquiere todo documento cuando es firmado.

Lo incorporan aquellos documentos de alta jerarquía administrativa, según normativa, el sistema le asigna un número especial por Repartición además de asignar el número de Registro GDE.